Checklijsten

Eén van de bekende uitspraken van David Allen is "Never have the same thought twice. Unless you like that thought." Waarmee hij wil zeggen dat als je een idee of gedachte hebt, dat je die onmiddellijk in je vertrouwde systeem moet steken. Net zoals je met afspraken doet. Die stop je ook onmiddellijk in je agenda zodat je er niet meer aan hoeft te denken.

Ik heb er in een vorige post al uitgebreid over geschreven. Je moet alles noteren. Maar soms is noteren niet voldoende om dezelfde gedachte niet nog eens te hebben.
Neem nu het volgende voorbeeld. Binnenkort vertrek je op zakenreis en je noteert in je takenlijst 'Zakenreis voorbereiden'. Heel goed! En laten we zeggen dat de week voor je vertrekt de taak in je systeem naar boven komt. Wat doe je dan? Nadenken over wat je allemaal moet meenemen en wat je allemaal nog moet doen. Net zoals je dat bij de vorige zakenreis gedaan hebt. Je hebt die gedachten dus opnieuw. Niet efficiënt dus.

"Checklijsten to the rescue!"
CheckboxesZou het niet handig zijn als je er gewoon een lijstje kan bijnemen en kan aanvinken wat je al gedaan hebt en dus direct kan zien wat je nog moet doen? Natuurlijk wel. Dus de volgende keer dat je begint na te denken over wat je moet doen voor je zakenreis, schrijf het dan gewoon op en bewaar de lijst in bvb Dropbox of Evernote of een notitie op je smartphone. Vanaf dan moet je er de volgende keer niet meer over nadenken. En het beperkt zich natuurlijk niet alleen tot zakenreizen. Voor elke taak die je regelmatig moet doen en die uit meerdere stappen bestaat kan je een checklijst maken.

Dit zijn de checklijsten die ik gebruik:

  • voorbereiden reis
  • voorbereiden zakenreis
  • meenemen reis
  • meenemen zakenreis
  • opzetten nieuwe website
  • opleveren website
  • GTD wekelijks onderhoud
  • nieuw design toevoegen aan website Flexcite
  • wekelijkse paperassen
  • adressen kerstkaartjes

Zoals je kan zien maak in een onderscheid tussen gewone reis en zakenreis omdat er duidelijke verschillen zijn. Voor een zakenreis moet ik waarschijnlijk geen zwembroek meenemen maar wel mijn portable.
Ik maak ook het onderscheid tussen voorbereiden en meenemen. Dat laatste is echt alleen maar om de valies te maken. Maar voor je dat kan doen heb je al heel wat voorbereidingen gedaan. Hieronder vind je mijn checklijsten voor wanneer wij op reis ga:

De checklijsten zijn trouwens niet statisch. Af en toe komt er iets bij of haal ik er iets van af dat niet meer relevant is. Zo heb ik bij 'Voorbereiden reis' 2 jaar geleden toegevoegd dat ik de limieten van de bankkaarten en de rekeningen moet verhogen voor we vertrekken. Bij onze laatste skireis hebben we eens problemen gehad nadat we de eerste dag heel wat geld hebben moeten uitgeven voor het skimateriaal en de skipassen waardoor we ineens geen geld meer konden afhalen omdat er dag- en weeklimieten op de kaarten en de rekeningen staan. Dat maken we liever niet nog eens mee. En bij 'Meenemen reis' ga ik de videocamera er afhalen omdat we die toch niet meer gebruiken. Lang leve de smartphone.

Ik heb ook niet altijd alles nodig wat op de lijsten staat. Zo staat er op de 'Meenemen...'-lijst dat ik ventilatoren moet meenemen. Dat was voor toen we een huisje huurden in Italië (en met de auto gingen). Dit jaar gaan we naar Turkije en hebben we airco op kamer. Geen ventilatoren nodig dus. Ze zouden trouwens raar kijken op de luchthaven denk ik.

De aandachtige lezer heeft ook gezien dat ik blijkbaar geen kledij meenemeen op reis :-). Fout. Dat deel laat ik aan mijn vrouw over.
En neen, die gorilla die op de lijst staat is niet mijn knuffeldier maar een mini-statief (http://joby.com/gorillapod).

Een checklijst heeft trouwens nog voordelen: 

  1. De kans dat je dingen vergeet is een pak kleiner
  2. Als het lang geleden is sinds je de vorige keer de taak hebt gedaan is dat geen probleem.
  3. Als je halverwege de taak weggeroepen wordt en pas een hele tijd later verder kan doen, zie je perfect waarmee je bezig was

Dus bespaar jezelf in de toekomst de energie om over bepaalde taken telkens opnieuw na te moeten denken en begin checklijsten te gebruiken.

Veel plezier ermee.

GTD.Training is een onderdeel van JBS BVBA en is verbonden aan Meereffect en The David Allen Company
Ernest Ourystraat 42, 3320 Hoegaarden - info@GTD.training - 0496/10.97.26

Cookie policy   -   Privacy

WACHT! VOOR JE VERTREKT...

Ik heb ondertussen al aan talrijke mensen GTD geleerd. En meer dan 90% van hen zijn ondertussen overtuigde GTD'ers. Maar jij twijfelt blijkbaar nog. Wel... Speciaal voor mensen zoals jij heb ik een e-book geschreven over hoe je zelf snel aan de slag kan met GTD.

Mag ik jou dat e-book mailen?

Neen, dank u. Ik wil niet efficiënter kunnen werken.

GTD Training maakt gebruik van cookies

Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. De cookie laat toe dat uw browser vervolgens wordt herkend bij herhaald bezoek aan een website.
"Weten cookies wie ik ben?"
Nee! Je naam, adres, leeftijd en andere persoonlijke gegevens weet een cookie niet. Ze onthouden alleen je voorkeuren voor deze website op basis van je surfgedrag.